Автоматизация HR отдела
интеграция с hh.ru
Доступные сценарии работы приложения:
1. Получение откликов на ваши вакансии (резюме выгружаются в Битрикс24, как только кандидат откликнулся на вашу вакансию).
2. Импорт резюме кандидатов при приглашении на вакансию (резюме выгружается в Битрикс24 в момент, когда вы приглашаете кандидата рассмотреть вашу вакансию).
3. Ручное добавление резюме в Битрикс24 с помощью расширения для браузера Google Chrome или Яндекс браузер.
По любым вопросам, замечаниям и пожеланиям вы можете связаться с нами в чате поддержки или по почте: support@21vek.it. Нам очень интересно узнать о вашем реальном опыте использования нашего приложения.
Инструкция по работе с приложением
«Интеграция c hh.ru»
Стартовый экран
После установки приложения «Интеграция HH.ru» вы увидите приветственный экран. На данном экране отображается информация о том, что для начала работы необходимо привязать хотя бы один аккаунт HH.ru.
Для этого:
1. Перейдите в раздел «Аккаунты», расположенный в верхнем меню.
2. Нажмите на кнопку «Привязать аккаунт».
После привязки аккаунта вам станут доступны функции управления вакансиями, направлениями и другими возможностями приложения.
Авторизация в hh.ru
При нажатии на кнопку «Привязать аккаунт» необходимо пройти авторизацию, в ходе которой вы должны предоставить разрешение на использование вашего аккаунта HH.ru приложением. Это позволит приложению получить доступ к вашему аккаунту.
Обратите внимание на следующие моменты:
1. Для отображения всех вакансий у вас должна быть роль администратора или менеджера с правами администратора в hh.ru.
2. Если вы обладаете правами, ограниченными только просмотром собственных вакансий, то после авторизации вы увидите только вакансии, доступные вашему аккаунту.
После успешной авторизации вы увидите экран управления привязанными аккаунтами. Здесь вы можете:
1. Добавить дополнительные аккаунты HH.ru с помощью кнопки «Привязать аккаунт». Для одного работодателя можно привязать только один аккаунт.
2. Включить импорт приглашённых кандидатов, нажав «Включить». По умолчанию эта функция отключена.
3. Отвязать существующий аккаунт. Для этого используйте кнопку «Отвязать» рядом с выбранным аккаунтом.
После авторизации на вкладке «Вакансии» вы увидите список всех опубликованных вакансий, доступных для ваших аккаунтов. На этом экране отображаются активные вакансии с информацией о названии, ID, статусе импорта, направлении и ответственном, а также кнопка для выбора настроек.
Приложение отображает все активные вакансии без ограничений.
Обратите внимание: на данном этапе отклики на вакансии не обрабатываются, так как на этом шаге настройка не завершена. Для корректной работы необходимо создать, а затем связать вакансии с направлениями. Сейчас связь отсутствует, о чем подсказывает индикатор в колонке импорт:
Настройка направлений
Направление в нашем приложении — это инструмент, созданный для упрощения и автоматизации работы. Они представляют собой промежуточную сущность, которая связывает отклики, приглашения на вакансии и импортированные через расширение резюме с сущностями Битрикс24, такими как сделки или элементы смарт-процесса. С их помощью вы можете один раз создать направление, например, для филиала в определённом городе или отдела в крупной компании, и связать с ним сразу несколько вакансий. Это значительно сокращает время на настройку, поскольку вам не нужно отдельно конфигурировать каждую вакансию.
Основная задача направлений — обеспечить удобную маршрутизацию данных между вакансиями и выбранными сущностями в Битрикс24. С их помощью вы можете настроить:
1. Куда передавать данные — в какую конкретную воронку сделок или смарт-процессов.
2. Как передавать данные — формат и структура передаваемой информации.
3. Дополнительные параметры — например, импорт фото, файлов резюме и другое.
Такой подход позволяет централизовать управление процессами, обеспечивая гибкость и удобство для пользователей. Вместо ручной настройки каждой вакансии вы настраиваете направление один раз — и оно автоматически применяет ваши параметры ко всем связанным с ним вакансиям. Это особенно полезно для компаний с большим количеством вакансий или сложной организационной структурой.
Количество создаваемых направлений не ограничено.
Переходим к созданию и настройке направлений:
Редактор направления. Опции
Загружать файл PDF в таймлайн: Включение этой опции позволяет открывать резюме прямо в таймлайне Битрикс24, без необходимости скачивания, используя встроенный просмотрщик.
Комментарии и история откликов: Эта опция позволяет импортировать заметки и историю откликов по конкретному кандидату из HH.ru в таймлайн связанного элемента.
Создавать контакт для соискателя: По умолчанию эта опция включена, т.к. создание контакта с соискателем — самый распространенный сценарий. Если ваш сценарий работы иной и создавать контакт с данными не нужно, отключите опцию, а поля ФИО, телефон и email сопоставьте с полями сделки или смарт процесса.
Загружать фото в контакт: Доступно только при активной опции создания контакта. Фото кандидата автоматически загрузится в системное поле Битрикс24.
Редактор направления. Сценарии вывода информации: сделка или смарт-процесс
В нашем приложении сценарий вывода информации настраивается таким образом, чтобы на основании каждого отклика, приглашения или ручного импорта резюме создавались либо сделки, либо элементы смарт-процесса. Этот выбор зависит от ваших бизнес-задач. Мы постарались продумать все варианты, чтобы настройки были гибкими и подошли для большинства компаний.
В зависимости от режима вам будут доступны разные варианты вывода информации в комментарии или в пользовательские поля.
Далее рассмотрим варианты вывода данных из откликов:
Редактор направления. Вывод данных в сделку
1. Сделка + Комментарий
В этом варианте создаётся сделка, а информация из отклика передаётся в поле «Комментарий». Подходит для простых сценариев, где основная информация представлена в текстовом формате с разметкой.
Пример настройки сценария создания сделки с заполнением штатного поля «Комментарий»
Для удобства вы можете создать отдельное поле для отображения названия вакансии, на которую откликается или приглашается соискатель. Если поле не выбрано, информация о вакансии не будет перенесена.
Если необходимое поле еще не создано, вы можете добавить его, нажав на кнопку «+»
Пример вывода данных в сценарии создания сделки с заполнением поля «Комментарий»
На изображении показан пример, как информация из отклика передаётся в сделку. Создается контакт с контактными данными. Поле «Комментарий» содержит основные данные о кандидате:
• ФИО, пол, дата рождения;
• контактные данные (телефон, email);
• место работы, желаемая зарплата;
• и др. (весь набор не входит в размер изображения)
Также добавлено поле «Название вакансии», которое указывает, на какую вакансию откликнулся кандидат. Этот формат позволяет быстро получить всю необходимую информацию о кандидате в одном месте, упрощая работу с сделками.
2. Сделка + Сопоставление полей
Здесь так же создаётся сделка, и данные из отклика автоматически распределяются по заранее настроенным пользовательским полям. Этот подход немного сложнее, но он позволит использовать больше информации для аналитики или дальнейшей обработки.
Пример настройки сценария создания сделки с сопоставлением пользовательских полей.
На данном изображении представлен процесс настройки передачи данных из отклика/резюме в пользовательские поля сделки.
Для каждого элемента информации из резюме (например, ФИО, пол, дата рождения, телефон, email) вы можете указать соответствующее пользовательское поле в сделке, что обеспечит их автоматическое заполнение при создании.
Левый столбец — поля из headhunter, правый — поля Битрикс24.
Если подходящее поле отсутствует, его можно создать, нажав кнопку «Новое поле».
Если значение останется не сопоставлено, информация не перенесется.
Пример вывода данных в сценарии создания сделки с сопоставлением пользовательских полей.
При включенной опции «Создавать контакт», информация о кандидате автоматически добавляется в карточку контакта, включая телефон и email.
Резюме кандидата загружается в сделку в виде прикреплённого файла, который доступен для скачивания или использования в бизнес-процессах.
Данные из сопоставленных полей (такие как полное имя, дата рождения, название вакансии) передаются в соответствующие пользовательские поля сделки.
3. Смарт-процесс + сопоставление полей
Данный вариант предполагает создание элемента смарт-процесса с передачей данных из отклика в соответствующие поля. Этот подход идеально подходит для нестандартных или сложных сценариев, где требуется гибкая настройка полей и этапов обработки, а также связей с дополнительными сущностями, например, смарт-процесса с заявками на подбор. Данный сценарий предполагает владение знаниями по работе с элементами смарт-процессов.
Пример настройки сценария создания смарт-процесса с сопоставлением пользовательских полей.
На данном изображении представлен процесс настройки передачи данных из отклика/резюме в пользовательские поля элемента смарт-процесса.
Для каждого элемента информации из резюме (например, ФИО, пол, дата рождения, телефон, email) вы можете указать соответствующее пользовательское поле в смарт-процессе, что обеспечит из автоматическое заполнение при создании.
Левый столбец — поля из headhunter, правый — поля Битрикс24.
Если подходящее поле отсутствует, его можно создать, нажав кнопку «Новое поле».
Если значение останется не сопоставлено, информация не перенесется
Обратите внимание на типы полей. Приложение не отобразит поля с неподдерживаемыми типами, например, списки.
Пример вывода данных в сценарии создания смарт-процесса с сопоставлением пользовательских полей.
При включенной опции «Создавать контакт», информация о кандидате автоматически добавляется в карточку контакта, включая телефон и email.
Резюме кандидата загружается в виде прикреплённого файла, который доступен для скачивания или использования в бизнес-процессах
Данные из сопоставленных полей (такие как полное имя, дата рождения, название вакансии) передаются в соответствующие пользовательские поля смарт-процесса.
Отметка о способе создания сделки/смарт-процесса
Независимо от выбранного сценария — сделка с комментарием, сделка с сопоставлением полей или смарт-процесс — информация о способе создания будет автоматически записана в системное поле «Дополнительно об источнике».
Это позволяет различать, был ли создан элемент на основе отклика, приглашения HR-менеджера или ручного импорта резюме через расширение.
Значение данного поля поможет вам для дальнейшей автоматизации процессов.
Обратите внимание: для того, чтобы это системное поле появилось в смарт-процессе, его необходимо включить в настройках смарт-процесса (поле «Источник»).
Активация вакансий
После того как вы настроили связь с аккаунтом HH.ru и создали направления, необходимо выполнить финальные шаги:
1. Связь вакансий с направлениями:
- Перейдите в раздел «Вакансии».
- Для каждой вакансии выберите соответствующее направление, которое вы настроили ранее, а так же ответственного за сущность в Битрикс24. Это обеспечит правильную маршрутизацию откликов и интеграцию с Битрикс24.
2. Активация импорта откликов:
- Включите импорт откликов для каждой связанной вакансии. Это позволит автоматически передавать отклики из HH.ru в ваш Битрикс24.
После выполнения этих шагов отклики начнут поступать в вашу систему и вы сможете эффективно управлять ими через Битрикс24. Убедитесь, что все настройки выполнены корректно, чтобы избежать пропуска важных данных.
P.S. Не забудьте про импорт приглашённых кандидатов.
Если в вашей работе требуется сценарий с импортом кандидатов, приглашённых на вакансию вручную, обратите внимание на настройку этой функции. Проверьте, активирован ли импорт приглашённых соискателей. Для этого перейдите в меню «Аккаунты» и убедитесь, что опция «Импорт приглашённых соискателей» включена.
Этот шаг легко упустить, но он важен для корректной работы сценария.
Настройка расширения для браузера
В приложении доступно расширение для браузеров Яндекс и Google Chrome, которое позволяет быстро импортировать резюме из HH.ru в Bitrix24 без необходимости приглашать кандидата на вакансию.
Важно: расширение работает только в том случае, если на вашем аккаунте HH.ru приобретён доступ к контактам.
Для установки расширения:
1. Перейдите в раздел «Расширение» в меню приложения.
2. Перейдите по ссылке в одном из предложенных браузеров.
3. Скопируйте токен авторизации.
Шаг 1
После перехода по ссылке вы попадете на страницу с расширением. Вам необходимо нажать на кнопку «Установить». (1)
Для удобства, рекомендуем закрепить расширение в меню быстрого доступа. (2)
Шаг 2
Нажмите на иконку расширения, вставьте скопированный токен авторизации из приложения и нажмите кнопку «Подключиться».
Шаг 3
После успешного подключения к вашему Битриксу вы увидите соответствующую надпись.
Выберите направление, в которое будет импортироваться резюме, и ответственного за создаваемые сущности в Битрикс24. Эти настройки достаточно выставить один раз.
Шаг 4
После завершения всех настроек на страницах резюме у вас появится кнопка «Импортировать в Битрикс24».
Обратите внимание: сколько раз нажать на эту кнопку, столько сделок или смарт-процессов создастся. Будьте внимательны, не кликайте лишний раз. =)
Обратите внимание, для корректного импорта данных, необходимо чтобы контактные данные кандидата были открыты. Для этого вам потребуется дополнительный пакет с открытием контактов.
— Бесплатные Сайты и CRM.